Jaarrekening deponeren

Goedgemutst meldde de jonge blondine “Met SBR krijgt u per email een bewijs van deponering.” Even vrolijk overhandigde ze me een vel A4 met instructies. Een printje van de site van de KvK.

Dat was vorige week bij de Kamer van Koophandel. Wat kreeg u bij uw jongste bezoek te horen? Iedere BV moet jaarlijks een balans deponeren bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Inhoudelijk was de melding van de baliemedewerkster natuurlijk wel onjuist, maar niet schadelijk. Wel schadelijk is het zwalkende beleid van de Kamer van Koophandel.

Zwalkend beleid

In hoog tempo veranderen de eisen voor gedeponeerde jaarrekeningen. Pas enkele jaren geleden was een handtekening nog verplicht. Maar de KvK ging kopietjes van jaarrekening verkopen, en fraudeurs gebruikten aangekochte handtekeningen. Een begrijpelijk verbod volgde. Nieuwe technieken rukten op: jaarrekening werden per fax ingeleverd, en later per email, maar dat ging de KvK te veel tijd kosten. Insturen kon uitsluitend nog per post, of natuurlijk aan de balie –als bewijs van deponering kreeg je een stempel op een kopietje. Maar dat is voorbij, want de KvK moet bezuinigen. Gelukkig is er een omweg: op de site van de KvK kun je afschriften van jaarrekeningen aankopen, en vlak voordat je moet betalen krijg je een overzicht van de gedeponeerde jaarrekeningen. Maak voor jezelf een printje en je hebt gratis een bewijs van deponering.

SBR is de toekomst

Wij weten allemaal dat SBR de toekomst is, Standard Business Reporting. De gegevensuitwisseling met de Belastingdienst gaat prima met SBR, en de KvK zou zo kunnen aanschuiven bij het concept. Immers, SBR is een woordenboek (de taxonomie) waarmee alle relevante informatie een plaats heeft in XBRL. Voor softwarefabrikanten een eitje om SBR rapportages in te bouwen.

Helaas durven softwarefabrikanten geen koppeling voor deponeren jaarrekening te maken. Ze willen dat eerst is uitgekristalliseerd welke eisen de KvK stelt. Dat zegt de fabrikant van mijn boekhoudpakket onomwonden, terwijl de fabrikant van mijn aangiftesoftware zich gewoon hult in stilzwijgen.

Zelfservice

De KvK heeft nu een website waar je alle cijfers uit de jaarrekening kunt overtikken. Als je die gebruikt krijg je per email een bevestiging dat de cijfers zijn gedeponeerd, inclusief een afschrift van de gedeponeerde balans. Het werkt best prettig, moet ik zeggen. Maar het kost natuurlijk minder uren als de gegevens die ik al in mijn aangifte heb staan, automatisch bij de KvK komen.

Kan de KvK niet gewoon de SBR taxonomie publiceren die nodig is om haar Zelfservice site te vullen? Dat zou ondernemend Nederland veel administratiekosten schelen. En het doel om gegevens elektronisch binnen te krijgen zou de KvK er makkelijker mee realiseren dan met alle geboden en verboden.

© Jeroen van Rossum, 23 juni 2014.

 

Duidelijk mag zijn dat de materie complex is. Mijn uitleg is bedoeld om duidelijk te maken dat een reeks omstandigheden relevant is, en om aan te geven op welke bedragen belasting u ongeveer mag rekenen. Uw individuele omstandigheden zijn echter relevant. Als u het echt goed geregeld wilt hebben en u echt wilt weten hoe het zit, kan een betaald adviesgesprek zinvol zijn. Een adviseur is in staat om het verschil tussen uitleg en procedurele regels uit te filteren, en rekening te houden met individuele omstandigheden.
In communicatie met de Belastingdienst weet een professional dit zo te verwoorden dat het voor de Belastingdienst herkenbaar is; voor een particulier is het geen schande als dat niet lukt, maar de consequentie van bezuinigen op professionele begeleiding.