Vraag: hoeveel reiskostenvergoeding mag ik uitbetalen?

Onze werknemers krijgen een vast bedrag vergoed voor reiskosten. Wij beschouwen het als hun eigen verantwoordelijkheid om er loonbelasting op te laten inhouden of om het netto te ontvangen. Mag dat zo?

A. S. te Houten.

De Belastingdienst ziet dat niet zo. Als werkgever bent u volledig verantwoordelijk. U loopt dus het risico dat u bij een belastingcontrole te horen krijgt dat u alsnog loonheffing moet inhouden en afdragen van de uitbetaalde reiskostenvergoedingen. Omdat uw werknemers niet zullen accepteren dat u met terugwerkende kracht loonbelasting gaat inhouden wordt het bedrag gebruteerd (dus wordt berekend wat de belasting over de belasting zou kosten). Over het geheel aan nageheven belasting heeft u een boete te verwachten - dit is immers een simpele wetstoepassing die u had moeten kennen.

Sinds januari 2006 maakte het al niet meer uit hoe uw werknemer op de werkplek komt: u mag 0,19 Euro per afgelegde kilometer vergoeden. Voorwaarde is wel dat het een eigen vervoersmiddel van de werknemer is. Openbaar vervoer geldt ook als eigen vervoersmiddel, een auto van de zaak (bijvoorbeeld een leaseauto) natuurlijk niet. Fiets en bromfiets krijgen tegenwoordig weer een volledige vergoeding, na enkele jaren afgescheept te zijn met bedragen waar de gemiddelde politicus misschien nog wel een fiets voorop de weg kon houden maar ik zeer zeker niet.

Er bestaat tegenwoordig een zogeheten [Praktische berekening vaste reiskostenvergoeding voor vaste arbeidsplaats]. Die vereist dat de werknemer per jaar minimaal 150 dagen naar de vaste werkplek komt. Voor deeltijdwerkers die op minder dan vijf dagen per week werken geldt een naar rato te berekenen lager aantal dagen. Dus een werknemer die een dag per week werkt moet minimaal 30 keer per jaar op kantoor verschijnen om een vaste reiskostenvergoeding te kunnen krijgen. Het grote voordeel van een vaste reiskostenvergoeding is natuurlijk dat er niet iedere maand een declaratie berekend hoeft te worden. Eenmalig een berekening onderbouwen met een uitdraai van een routeplanner en we zijn er!

Voor het jaar 2006 mocht je fictief 206 reisdagen per jaar veronderstellen; dat is na aftrek van een gemiddelde voor vakantie, ziekte, sabbatsverlof, zorgverlof en incidenteel thuiswerken. Sinds januari 2007 mag je zelfs 214 dagen per jaar aannemen als gewerkt op de vaste werkplek. Zowel die 206 als 214 dagen moeten genomen worden naar rato van het aantal dagen per week dat de weknemer in dienst is.

Ik probeer de berekening te illustreren met een voorbeeld. Gesteld de werknemer moet volgens de routeplanner enkele reis 7 kilometer afleggen, en is in loondienst voor 4 dagen per week. Per dag mag u dus 2 x 7 is 14 km tegen 0,19 Euro per kilometer belastingvrij vergoeden, dus 2,66 Euro. Dat mag keer 214 dagen - en als je dat deelt door twaalf maanden mag dus maandelijks 47,44 Euro belastingvrij vergoed worden, voor een fulltimer. De werknemer uit het rekenvoorbeeld werkt echter maar op vier dagen per week, dus krijgt niet meer dan 37,95 Euro belastingvrij.

U schrijft over een vast bedrag dat iedere werknemer vergoed krijgt. Gesteld dat dit tachtig Euro per maand is. Aan de werknemer uit het rekenvoorbeeld mag de resterende 42,05 Euro natuurlijk wel uitbetaald worden, maar dan na aftrek van de in te houden loonheffingen. Hoe hoog die loonheffingen zijn hangt af van het salaris van die werknemer.

Duidelijk mag zijn dat de materie complex is. Mijn uitleg is bedoeld om duidelijk te maken dat een reeks omstandigheden relevant is, en om aan te geven op welke bedragen belasting u ongeveer mag rekenen. Uw individuele omstandigheden zijn echter relevant. Als u het echt goed geregeld wilt hebben en u echt wilt weten hoe het zit, kan een betaald adviesgesprek zinvol zijn. Een adviseur is in staat om het verschil tussen uitleg en procedurele regels uit te filteren, en rekening te houden met individuele omstandigheden.
In communicatie met de Belastingdienst weet een professional dit zo te verwoorden dat het voor de Belastingdienst herkenbaar is; voor een particulier is het geen schande als dat niet lukt, maar de consequentie van bezuinigen op professionele begeleiding.

Jeroen van Rossum, 30 januari 2007.